OA办公自动化系统在我公司的应用

保定yp街机电气股份有限公司是技工贸一体化的高新技术企业，位于河北省保定市国家高新技术产业开发区。在十几年的发展过程中，企业的规模已经从开始的每年几十万元的销售额发展到今天近亿元的销售额。在企业发展的过程中，方方面面的因素都对企业的发展起到了很重要的作用。其中，办公自动化系统的引进就对企业的发展起到了良好的辅助的作用。

企业的不断发展需要引入OA办公自动化系统。一个企业在发展到一定规模的时候，要想进一步发展，没有一定的手段和工具支持是很难实现的。当资料日积月累，一天比一天多的时候，您就会发现，要找到自己的一件东西是越来越不容易了；当产生的数据越来越多，且数据庞大的时候，您可能会浪费几天的时间进行数据的统计和整理工作，而且可能由于劳累或其它因素造成数据的错数或误差增大等等，这些都已经制约了企业的发展。为了解决这些问题，就需要找到一种途径和方法。我公司也就是在这种情况下引入了OA办公自动化系统平台。

在2004年下半年，我公司引入了OA办公自动化系统，至今已使用了2年多的时间了。办公自动化系统是一个对使用人员有一定素质要求的一项工具，同时，它也对人们的工作习惯提出了严峻的挑战。过去，人们已经适应了千百年来习惯的手抄笔写，对于在计算机上进行工作则显得十分不习惯和抵触。为了改变这种情况，yp街机通过集中培训和个别指导的方式对各级领导进行了拉网式的培训。通过这种培训，使得领导和员工们的工作习惯有了一定的改变。在2年多的时间里，大家在这个平台上经过了磨合，OA办公自动化系统已经逐渐为领导和员工们所接受，并逐渐得到了大家的认可和喜欢。

目前，yp街机常用到的OA中的主要功能模块是‘工作流’模块和‘信息交流’模块。这两个模块与我公司的实际工作有着密切的联系。在实际的工作中，有许多工作具有‘流程’的性质。如下达生产任务，设备采购审批，领取原材料，信息反馈，文件传签等。这些工作都是从一个地方启动，经过一定的环节和路径到完成工作（结束）。过去，这些工作都是通过员工拿着任务单，或领料单，或各种审批单跑了一个部门又一个部门，找了一个领导又一个领导，等到手续全部办完后，少的花费了几分钟，十几分钟，多得可能要几个小时。不仅如此，在事情没有办完时，脑子里面始终想着这件事，干其它事情也往往会受到影响，工作的效率大大降低。而在采用了OA办公自动化系统后，其中的工作流模块对此提供了很好的解决办法。它将过去由人拿着文件资料到各部门或领导处签字或审批的过程完全由该办公自动化系统所取代。现在yp街机要做的事情就是查看工作流模块中的待办事宜项。如果有你需要做的事情，全在这里记录着，一个不多，也一个不少，也不用你时常挂记着还有什么事情没做了。另外，它提供的查询功能也提供了非常实用的价值。您可以在任何时间，任何地点查询您曾经做过的工作，这一点为yp街机追溯某一件事情的办理过程和办理结果提供了一个非常好的搜索工具。

‘信息交流’模块是另外一个工作模块。它是一个文件资料的存储地。公司的各种文件、制度，过程文件、部门文件等都在此处。该模块具有的授权阅览模块满足了我公司的需求。这样，各种通过权限阅览的文件可以通过OA办公自动化系统平台得以实施，为无纸化办公提供了可靠的保证。在过去，要找一份文件或资料需要花费很长的时间，甚至还找不到，而现在找一份文件或资料，只要输入关键字，即可在几秒钟的时间内找到您所需要的资料。为yp街机高效地工作创造了良好的条件。

采用办公自动化系统有许多优势和好处，上面仅是介绍了基本的功能和作用。相信大家在使用之后一定会有自己的感想和体会。